Niet langer sturen op gevoel: hoe een sterke finance functie SV Land helpt strategisch te ondernemen

Als MKB-onderneming met een omzet van ruim zeven miljoen euro en een team van 55 medewerkers, weet Charlotte van Leeuwen als geen ander hoe uitdagend het is om alle ballen in de lucht te houden. Als oprichter van SV Land stuurt zij een organisatie aan die dagelijks opereert in het complexe en dynamische speelveld van de sociale zekerheid. “In de afgelopen 25 jaar is ons vakgebied echt wel tien keer complexer geworden,” vertelt Charlotte. Met een dergelijke omvang is een stevig financieel fundament cruciaal, maar in de praktijk bleek de afdeling finance bij SV Land lange tijd minder goed te zijn als het ging om strategische sturing. Het ontbrak de directie en het management aan de juiste sturingsinformatie om proactief beslissingen te nemen. Dit veranderde toen Martin van Sturen op Strategie zijn intrede deed binnen de organisatie. Wat destijds begon als het tijdelijk invullen van een interim-positie, groeide in de maanden die volgden uit tot een structurele professionaliseringsslag die het bedrijf financieel gezonder en slagvaardiger heeft gemaakt.

De ‘Missing Link’ op Finance: Van cijfers naar strategie
Voor veel ondernemers is de term ‘controller’ een containerbegrip. Men heeft iemand in dienst die de administratie beheert, de belastingaangiften verzorgt en ervoor zorgt dat de jaarrekening netjes klopt. Hoewel deze uitvoerende krachten onmisbaar zijn voor de dagelijkse gang van zaken, mist er in het grotere MKB vaak een strategische vertaalslag. Charlotte merkte dat dit binnen SV Land ook het geval was. “Martin was voor ons echt de missing link. Het mooie aan hem is dat hij heel veel heeft gezien van andere MKB-bedrijven, en al die bagage neemt hij mee. Hij is ontzettend analytisch en enorm goed in het efficiënt inrichten van processen. Hij hoeft bovendien niet eerst bewust te gaan zitten om ‘eens even strategisch na te denken’; dat strategische inzicht zit in zijn natuur.” Martin beperkte zich dan ook niet tot het louter registreren van historische cijfers. Hij hield zich intensief bezig met het herstructureren van interne processen en het opstellen van toekomstgerichte businessplannen. Hij ging letterlijk naast de directie en de business managers staan om de operationele keuzes te voorzien van een financiële onderbouwing. In plaats van achteraf te constateren hoe de vlag erbij hing, zorgde Martin voor de implementatie van heldere en direct bruikbare key performance indicators (KPI’s). Door deze nieuwe manier van rapporteren werden de business managers op een gezonde manier uitgedaagd om kritisch naar hun eigen resultaten en processen te kijken. “Een goede business controller daagt de business managers echt uit op basis van de cijfers,” legt Charlotte uit. “Dat brengt een gezonde scherpte in de organisatie.”

Herstructureren facturatieproces bezwaar en beroep
Een mooi voorbeeld van de succesvolle samenwerking met Sturen op Strategie is ongetwijfeld het herstructureren van het facturatieproces rondom bezwaar- en beroepsprocedures. Binnen de sociale zekerheid begeleidt SV Land complexe bezwaardossiers die bij het UWV in behandeling liggen. Martin heeft met het team van SV Land het moment van factureren gewijzigd. Door de langere doorlooptijden bij UWV was dit noodzakelijk. Hierbij is een efficiënter proces ingericht met export van data vanuit een expertsysteem naar AFAS. Deze verandering had een positieve impact op de organisatie als het gaat om risicomanagement en efficiëntere bedrijfsvoering. Zo werd de kwaliteit en betrouwbaarheid van de maandelijkse cijfers aanzienlijk verhoogd. “Als je liquiditeit goed is en je maandcijfers kloppen, durf je als ondernemer ook veel sneller en met meer vertrouwen te investeren,” aldus Charlotte.

Sturen op data in plaats van gevoel
Een ander belangrijk resultaat van de professionaliseringsslag is het introduceren van een winst- en verliesrekening (P&L) per afzonderlijke businessline, gecombineerd met een diepgaand inzicht in de kostprijzen en tarieven. Dit heeft geleid tot een actiever capaciteitsmanagement binnen de verschillende bedrijfsonderdelen. Wanneer we bijvoorbeeld kijken naar de Ziektewet-uitvoering, kan het MT nu in één oogopslag zien hoeveel dossiers er exact in behandeling zijn. Charlotte vertelt hoe dit in de praktijk werkt: “Als dat aantal bijvoorbeeld zakt van 500 naar 300, dan zie je direct dat er overcapaciteit ontstaat en dat de omzet gaat duiken. Doordat we dit nu direct uit het systeem kunnen halen, worden mensen veel scherper en actiever. Hetzelfde principe is toegepast op de opleidingstak van SV Land. Door de data rondom open inschrijvingen, in-company trainingen en het exacte aantal deelnemers nauwkeurig te monitoren, is de winstgevendheid per cursus direct inzichtelijk. Zodra een open inschrijving bijvoorbeeld te weinig deelnemers trekt om rendabel te zijn, kan het management direct bijsturen. Charlotte: “Goede, concrete data zorgen voor directe sturing. Het doet echt iets met mensen en dat voel je door de hele organisatie.”

Flexibiliteit in tijden van crisis: De cruciale rol van Lucas
De ware kracht van een strategische partner bewijst zich pas echt op het moment dat er onverwachte problemen ontstaan. Dit scenario werd werkelijkheid voor SV Land toen de assistent-controller plotseling haar vertrek aankondigde. De timing kon bijna niet slechter: de organisatie stond aan de vooravond van de jaarlijkse afsluiting, een periode waarin de druk op de financiële afdeling maximaal is. Omdat Martin de organisatie en de processen inmiddels door en door kende, kon er via Sturen op Strategie direct worden geschakeld. Lucas werd per direct aan het team toegevoegd om de acute operationele gaten te dichten. “Lucas is echt een hartstikke goede gozer: snel en ontzettend slim. Hij nam de complexe facturatie snel over en bracht weer rust en overzicht in de systemen. Je wist binnen no-time: op Lucas kun je vertrouwen.” Nu er inmiddels een nieuwe, vaste senior controller in dienst is getreden, bewijst het model van Sturen op Strategie opnieuw haar waarde. In plaats van vast te zitten aan langdurige verplichtingen, schalen Martin en Lucas hun operationele inzet heel natuurlijk af en dragen zij de processen warm over aan de nieuwe kracht. Martin blijft op de achtergrond verbonden voor het sparren over strategische vraagstukken, wat SV Land de ultieme flexibiliteit geeft. “Dat is echt de kracht van hun bedrijf,” stelt Charlotte. “Ze ondersteunen ons op strategisch, tactisch én uitvoerend niveau. Ze weten precies wat we nodig hebben en schalen soepel af als de rust is wedergekeerd. Het zijn bovendien hele leuke, open mensen zonder ego, en dat werkt ontzettend prettig.”

Een tip van Charlotte
Terugkijkend op de reis die SV Land heeft afgelegd, heeft Charlotte een helder en waardevol advies voor collega-ondernemers en directeuren die twijfelen over het professionaliseren van hun financiële functie. Zij benadrukt dat het essentieel is om kritisch te kijken naar de daadwerkelijke kwaliteiten van de financiële professionals die men in dienst heeft. “Kijk heel goed naar het type finance-mens dat je hebt zitten. Een controller is een containerbegrip. Natuurlijk heb je mensen nodig die heel nauwkeurig op de cijfers passen, maar als directeur-eigenaar heb je vooral een business controller nodig. Iemand die de business snapt, naast je durft te staan en met een strategische blik én een finance-bril naar je bedrijf kijkt. Pas dan krijg je de juiste sturingsinformatie en ga je je bedrijf echt laten bloeien.”

Over SV Land
SV Land is een toonaangevend, landelijk opererend specialistisch adviesbureau op het gebied van sociale zekerheid en verzuim. Het bedrijf werd 25 jaar geleden opgericht door Charlotte van Leeuwen en haar partner Rob. Met een hecht team van circa 55 ervaren specialisten adviseert en ondersteunt SV Land grote werkgevers, dienstverleners, arbodiensten, verzekeraars en gemeenten bij complexe vraagstukken rondom de Ziektewet, WIA en re-integratie. SV Land helpt o.a. organisaties om effectief het gesprek aan te gaan met werknemers, verzuim duurzaam te voorkomen en medewerkers vitaal en inzetbaar te houden in een steeds complexer wordend wettelijk landschap. De missie luidt dan ook: Het gezond houden van de Sociale Zekerheid, zodat iedereen in Nederland de sociale zekerheid krijgt die hij verdient.