Wat zijn KPI’s en welke moet jij als MKB-ondernemer bijhouden?

Wat zijn KPI’s?
KPI staat voor Key Performance Indicator, oftewel een kritieke prestatie-indicator. Het zijn meetbare cijfers die aangeven hoe goed jouw bedrijf presteert op de gebieden die er voor jou toe doen. Het woord “key” is daarbij het belangrijkste. Niet elke metric is een KPI. Een KPI is een getal dat direct gekoppeld is aan een doel van je bedrijf. Groei je snel? Dan is je cashflowpositie een KPI. Wil je winstgevender worden? Dan is je brutomarge een KPI. De context bepaalt wat telt.

Waarom zijn KPI’s belangrijk voor MKB-bedrijven?
In een klein of middelgroot bedrijf heb je geen tijd om eindeloze rapportages door te spitten. Je wilt in één oogopslag zien hoe je bedrijf ervoor staat en waar je moet bijsturen. Dat is precies wat goede KPI’s doen. Zonder KPI’s stuur je op gevoel. Soms klopt dat gevoel, maar vaker merk je te laat dat er iets mis gaat. Een dalende marge, oplopende debiteuren of een cashflowprobleem dat zich al weken aankondigde. Met de juiste KPI’s zie je het aankomen voordat het een probleem wordt.

Welke KPI’s zijn belangrijk voor jouw MKB-bedrijf?
Er is geen universele lijst die voor elk bedrijf werkt. Toch zijn er een aantal financiële KPI’s die voor vrijwel elk MKB-bedrijf relevant zijn. Brutomarge: De brutomarge laat zien hoeveel er overblijft van je omzet nadat je de directe kosten hebt afgetrokken. Het is een van de belangrijkste indicatoren voor de winstgevendheid van je producten of diensten. Een dalende brutomarge is een vroeg signaal dat er iets verandert in je kostprijsstructuur of je prijsstelling. Nettomarge: Waar de brutomarge kijkt naar directe kosten, kijkt de nettomarge naar het totaalplaatje. Wat blijft er over na alle kosten, inclusief personeel, huisvesting en overheadkosten? Dit getal zegt iets over de algehele efficiëntie van je bedrijf.

• Cashflow: Winst en cashflow zijn niet hetzelfde. Een bedrijf kan winstgevend zijn en toch krap bij kas zitten. Door je cashflow actief bij te houden weet je altijd hoeveel liquide middelen er beschikbaar zijn en of je aan je verplichtingen kunt voldoen.
• Debiteurendagen: Hoeveel dagen duurt het gemiddeld voordat klanten betalen? Hoe hoger dit getal, hoe langer jij feitelijk krediet verstrekt aan je klanten. Oplopende debiteurendagen zijn een veelvoorkomende oorzaak van cashflowproblemen bij groeiende bedrijven.
• Omzetontwikkeling: Niet alleen de absolute omzet telt, maar vooral de ontwikkeling ervan. Groei je maand op maand? Is er seizoenspatroon? Welke klanten of segmenten groeien het snelst? Door omzet structureel bij te houden krijg je inzicht in trends die je anders mist.
• Personeelskosten als percentage van de omzet: Voor veel MKB-bedrijven zijn personeelskosten de grootste kostenpost. Door dit als percentage van de omzet bij te houden zie je direct of je personeelsbestand in verhouding staat tot wat je bedrijf genereert.

Hoeveel KPI’s moet je bijhouden?
Minder dan je denkt. Veel ondernemers maken de fout om tientallen metrics te willen monitoren. Het resultaat is een dashboard vol getallen waar niemand meer naar kijkt. Kies er drie tot vijf die direct aansluiten op de fase waarin je bedrijf zich bevindt. Groei je hard? Focus op cashflow en marge. Wil je efficiënter werken? Kijk naar kosten per eenheid en personeelsproductiviteit. Pas je KPI’s ook aan als je bedrijf verandert.

KPI’s werken alleen als je er ook op stuurt
Een KPI bijhouden is stap één. Stap twee is er daadwerkelijk iets mee doen. Dat betekent dat je KPI’s regelmatig bespreekt, afwijkingen analyseert en op basis daarvan actie onderneemt. Bij Sturen op Strategie zien we vaak dat MKB-bedrijven wel cijfers hebben, maar geen moment inbouwen om er samen naar te kijken. Wekelijkse of maandelijkse overleggen waarbij de KPI’s centraal staan zorgen ervoor dat je niet achter de feiten aanloopt maar er proactief op inspeelt.

Waar begin je?
Begin klein. Kies drie financiële KPI’s die nu het meest relevant zijn voor jouw bedrijf. Zorg dat ze wekelijks of maandelijks beschikbaar zijn en bespreek ze structureel met je team of je financieel adviseur.Heb je hulp nodig bij het bepalen van de juiste KPI’s voor jouw bedrijf of wil je een overzichtelijk dashboard waarmee je altijd actueel inzicht hebt? Neem contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

• Wat is een KPI dashboard en heb ik dat nodig?
• Wat doe ik als een KPI structureel tegenvalt?
• Moeten mijn medewerkers ook inzicht hebben in de KPI’s?
• Kunnen KPI’s per sector verschillen?
• Wat als ik nog geen financiële administratie heb die KPI’s ondersteunt?